Hvorfor velger bedrifter i Møre og Romsdal Docushare fra XPM.no (fremfor Sharepoint etc.) når de ønsker en helhetlig dokumentarkiv- og håndteringsløsning i sin bedrift, for sine dokument og til sine medarbeidere?

Docushare fra Xerox:

• Markedets mest fleksible, prisgunstige og komplette digitale dokumentarkiv/håndteringsløsning.
• Først fra 2008 har hovedtyngden av lokalt næringsliv vært klar for å sette fokus på og dernest innføre digitale dokumentarkiv/håndteringsløsninger. Frem til dato har fokus vært på IT strukturering, fakturaflyt, ERP/CRM.
• Vi har jobbet med fagfeltet siden 90' tallet, og vi gleder oss over den store interessen vår løsning opplever.

Hvorfor velge XPM.no til dialog om og implementering av en digitalt arkivløsning:

1. Lokal kompetanse og rask tilgang til ressurspersoner hos Nordisk supportpartner gir nærhet og trygghet.
2. Pris - prisledende med alt inkludert fastpris for programvare, forprosjekt, implementering og opplæring.
3. Webbasert - Docushare arkivløsningen er webbasert - en forutsetning for ett dokumentarkiv.
4. Implementering gjøres hurtig - Docushare løsningen vil være ferdig satt opp og i test innen 3-5 dager.
5. Enkel i bruk - du vil derfor få lite motstand internt mot endringen og innføringen av dokumentarkivet = viktig!
6. Selvadministrering - det er like enkelt å endre mappe/dokumentnavn, opprette nye som i windows/outlook.
7. Klienter inkludert - Docushare leveres komplett med webklient, epost/outlook klient, windowsklient og smart skanning av papir rett inn i arkivet. Kort skrevet inkluderer den alle dokumentene i din bedrift!
8. Lett å integrere med andre IT løsninger som ERP, CRM, Økonomisystemer, skannere osv.
9. Høy sikkerhetsgradering - brukes av noen av verdens mest kravstore brukermiljø (forsvaret i USA osv).
10. Eposthåndtering - full tilgang til dokumentene i arkivet via epost - mapper som bruker er vant til - dra og slipp.
11. Versjonshåndtering/kontrol og versjonshistorikk - sikrer at du og dine kollegaer jobber på rett versjon.
12. Søkemotor - en sterk søkemotor i løsningen som sikrer presise og raske søk.
13. Alle dokument samlet i ett felles dokumentarkiv -  tilgang basert på rettigheter.
14. Mye smart funksjonalitet - prosjektstyring, fakturaflyt, wickies/blogger, arbeidsflyt, abonnering på mapper osv.
15. Skanning av papirdokument - rett i dokumentarkiv/mappe - ferdig OCR innholdssøkbart, metadata påført etc.
16. Metadata: Docushare er basert på metadata knyttet opp til dokumentene (prosjektnummer, kundenavn osv) som sammen med innholdet i dokumentene gir raske og presise treff ved søk i dokumentarkivet. 
17. Og mye mye mer.

Xerox Docushare - verdens første digitale dokumentarkiv- og håndteringsløsning - nå i versjon 6.1 fortsatt i tet:

• Xerox utviklet i 1992 Docushare for sine 100 000 ansatt for å kunne håndtere, lagre, dele og gjenfinne dokumentene i selskapet på en mer effektiv, felles og helhetlig måte.
• I 1996 lanserte Xerox verdens første web baserte dokumentarkiv i markedet kalt Docushare, og senere ble også Documentum lansert.
• Docushare har siden blitt utviklet i tett dialog med tusenvis av bedrifter/kunder over hele verden til en digital dokumentarkivløsning som hvert år vinner prestisjefylte kåringer hos Gartner Gruop, ledende IT kåringer osv som markedets ledende dokumentarkivløsning.

 15. juni 2011 - slippes ny Docushare versjon med nye windowsklienter og masse ny smart funksjonalitet!

Lokal kompetanse - vi håndterer forprosjekt, implementering, opplæring og oppfølging:

• Vi i dokumentselskapet XPM.no har siden 90' tallet jobbet tett med våre kunder på digital dokumenthåndtering.
• Bedriftene har prioritert IT investeringer, CRM, ERP og fakturahåndtering før dokumentarkiv, men svært mange tar nå kontakt med oss for presentasjon og dialog rundt digital arkiv.
• XPM.no gjør forprosjekt sammen med nøkkelpersonene hos dere, samt står for implementering, opplæring og oppfølging hos våre kunder. 

Lokale referanser - ulike bransjer:

• Vi har en rekke lokale referanser på digital arkiv/dokumenthåndtering, her er noen utvalgte:
• Rederi:           REM Maritime - implementerer Docushare vår/sommer 2011, etter først å ha testet Sharepoint.
• Bygg/anlegg: Bygg og System, Fosnavåg - implemtert Docushare våren 2011.
• Produksjon:   Rofi Industrier, Molde - bruker Docushare integrert med Superoffice.
• Offshore:        Aak Group, med hovedsete i Åndalsnes - bruker Docushare.

Komplett arkiv for alle bedriftens dokument - integrert med de IT løsninger du ønsker:

• Vi jobber med bedrifter i ulike bransjer, men dokumentene håndteres i hovedsak i outlook, windows, i papir eller i spesialprogram/bransjeløsning samt ERP og CRM.
• Docushare er ett av få system som håndterer alle dokument og som lett kan integreres med ERP/CRM/Økonomi.
• Epost/outlook:  Epostene påvirker vår hverdag i stor grad. Docushare har outlook klient som er enkel i bruk. 
• Windows:          Word/Excel/P.point/pdf/bilder osv - Docushare har windowsklient som brukerne liker svært godt.
• Web klient:        Når brukerne skal nå dokumentene på reise, på stranda, på hytta eller der de ønsker.
• Papir:                 Ett signert/utfylt dokument har en verdi, derfor oppmuntrer vi til smart skanning av også papirene.
• Integrasjon:      Med ferdige integrasjon med Superoffice, Navision, Visma, Quick og en hel rekke løsninger.

Utfordring for lokale bedrifter - lagring av dokument personlig og/eller i dokumentsiloer uten felles søkemulighet:

Se for deg hvordan dine medarbeidere lagrer og jobber med dokument. 

• Personlige mappestrukturer: Medarbeidere har sine egne personlige mappestrukturer i outlook og på windowsprogrammene, som regel kun tilgjengelig for brukeren selv. Er dette riktig, er det ikke bedriftens dokument vi snakker om. Hva om de slutter.
• Ulike dokumentarkiv under spesialprogram: Her må man inn i fagsystemene for å finne igjen dokumentene, er det fornuftig. Hvem har tilgang til fagsystemene. 
• Papirarkiv:  Papir forsvinner ikke, det vet vi alle. Likevel bør mye av det som lagres i papir pr. dato digitaliseres og gjøres søkbart sammen med bedriftens øvrige dokument.
• Felles filstruktur på windows/utforsker: Mange bedrifter har gått igang med å lagre en del av dokument på en felles filserver, som er tilgjengelig for flere i bedriften. Dette er ett skritt på veien, men ikke en god arkivløsning.

Docushare erstatter alle disse personlige og felles arkivene og samler bedriftenes dokument i ett søkbart digitalt dokumentarkiv som er basert på tilgangsrettigheter.